A raktárak hatékonysága kulcsfontosságú a vállalat egészének működése szempontjából. Aki dolgozott már papíralapú készletkezeléssel vagy „fejben tartott” raktári működéssel, pontosan tudja, hogy milyen kockázatokat rejt egy-egy téves kiszállítás, elfeledett sarokban porosodó termék vagy az adminisztrációs késlekedés.
De vajon mikor jön el az a pont, amikor már nem elég egy Excel-tábla vagy az „XY kolléga fejében lévő tudás”? És mit nyerhet egy vállalat egy korszerű raktárirányítási rendszerrel?
Kinek van szüksége WMS rendszerre?
Egy raktárirányítási rendszer (WMS – Warehouse Management System) akkor válik nélkülözhetetlenné, ha a következő problémák közül akár egy is ismerősen cseng:
- A készletnyilvántartás csak „fejben” vagy papíron működik. Ha csak egy adott munkatárs tudja, hol van egy cikk – de senki más nem –, akkor komoly működési kockázattal nézünk szembe.
- Papír alapú a nyilvántartás és utólagos az adminisztráció. A raktár papíralapú nyilvántartást vezet a beérkezett és kiszállított termékekről, amelyet később vezetnek fel a számítógépes rendszerbe. Ez a kétlépcsős adminisztráció nem csak időigényes, hanem jelentősen növeli a hibalehetőségek számát is – például ha a raktáros hibásan írja fel az adatokat, vagy ha az adminisztrátor tévesen viszi fel azokat a rendszerbe, esetleg mindketten hibáznak. Mindemellett nem lesz soha valós idejű készletadat a rendszerben.
- Az értékesítő „berohangál” a raktárba, hogy megnézze, miből lehet rendelést felvenni. A fentiekből kifolyólag nincs valós idejű készletinformáció, ezért az értékesítő nem képes egyszerűen egy számítógépen ellenőrizni mi van készleten aktuálisan.
- Gyakoriak a téves kiszállítások. Az azonosítási hibákból adódóan az ügyfél nem azt kapja, amit rendelt.
- Késnek a kiszállítások. A raktár nem tud lépést tartani a megrendelésekkel.
- Beragadnak a termékek. A készlet egy része elavul, lejár a szavatosság, mire megrendelik, vagy megtalálják.
- A beszerzés feleslegesen rendel rá a meglévő készletre. Az információhiány miatt felesleges készlet halmozódik fel.
- A raktár zsúfolt, mégis bővítésre lenne szükség. A raktári kollégák helyhiányra panaszkodnak. Ilyenkor a helykihasználás az, ami nem optimális általában, de ez csak egy WMS bevezetése után derül ki legtöbbször.
- Kapacitáshiányra hivatkoznak a raktári munkatársak, létszám bővítést javasolnak. Egy raktári rendszer által megfelelően irányított munkavégzés biztosítja, hogy kisebb létszámmal is hatékonyabbak legyenek a folyamatok.
Ha ezek bármelyike előfordul, a raktár már túlnőtt a manuális kezelési szinten, akkor mindenképp érdemes elgondolkodni a digitalizáción.
Milyen előnyöket kínál egy raktári rendszer?
A raktári rendszer bevezetésének előnyei két csoportra oszthatók: általános és „raktár specifikus” előnyökre.
Általános előnyök minden raktárban:
- Valós idejű és pontos készletnyilvántartás – minden mozgás nyomon követhető, nincs „eltűnt” áru.
- Gyorsabb adminisztráció – nincs szükség papíralapú jegyzetelésre, kevesebb adatbevitel, kevesebb hiba.
- Gyorsabb készletforgás – hatékonyabb komissiózás és kiszolgálás.
- Hatékonyabb árumozgatás – kevesebb „felesleges kör”, jobban kihasznált emberi erőforrások.
- Növekvő vevőelégedettség – pontosabb, gyorsabb kiszállítás, kevesebb reklamáció.
Raktár specifikus előnyök (mérettől, cikkszámtól, forgalomtól függően):
- Nagyobb tárolási kapacitás – az intelligens tárhelykezelés révén több árut tudunk elhelyezni ugyanakkora helyen.
- Alacsonyabb készletszint – a készletek optimalizálása révén csökken a lekötött tőke, nő a forgási sebesség.
Mennyi idő alatt várható a megtérülés?
A raktárirányítási rendszer bevezetésének megtérülési ideje több tényezőtől függ: a cég méretétől, a raktári folyamatok komplexitásától és attól, mekkora problémákat old meg a rendszer.
A tapasztalatok alapján az esetek többségében a WMS rendszer megtérülése 6 hónap és 2 év közé esik. Ez meglepően gyorsnak számít, különösen más IT-beruházásokhoz képest. A legnagyobb megtakarítások az alábbi területeken keletkeznek:
- kevesebb téves kiszállítás → kevesebb reklamáció, kevesebb plusz fuvar
- alacsonyabb készletszint → kisebb raktárkészlet, nagyobb pénzügyi mozgástér
- kevesebb szükséges emberi munka → csökkenő bérköltség, átcsoportosítható munkaerő
- gyorsabb kiszolgálás → több kiszállítás, növekvő árbevétel
- elhalasztott vagy elkerülhető raktárbővítés
Összefoglalás
Egy jól megválasztott és bevezetett raktárirányítási rendszer nem csupán informatikai fejlesztés, hanem üzleti versenyelőny. Aki még papíralapú megoldásokkal dolgozik, az nem holnap lesz hátrányban, hanem akár már ma is – különösen, ha a versenytársai már digitalizálták a logisztikájukat.
Ha úgy érzi, hogy a raktár inkább akadály, mint előny, akkor lehet, hogy nem a munkatársakkal van a gond – hanem azzal, hogy nincs megfelelő rendszer a kezük alatt.